Bron: www.VCAnieuws.nl; door Wilbert Timp

Eind 2017….. Na negen jaar maakt de VCA 2008/5.1 plaats voor de 6.0 versie.

Uiteraard is er in het begin veel gemopperd. De 6.0 norm was niet veel anders dan de 5.1 versie. Anderen voorspelden dat het over en uit zou zijn met VCA. Bedrijven zouden  massaal overstappen naar de ISO 45001-norm (de ISO- 45001 is de opvolger van de OSHAS 18001). Recent is vermeld dat de Veiligheidsladder mogelijk verplicht gaat worden voor bouwbedrijven. In dat geval wordt het VCA-systeem ingeruild voor de Veiligheidsladder.

In de tussentijd is het stof gedaald. En de VCA 2017/6.0 is geaccepteerd. VCA is nog steeds onverminderd populair.

Bij de introductie van een nieuwe norm verwacht ik bij bedrijven, of in ieder geval bij adviseurs daadkracht om het VCA-handboek helemaal up-to-date brengen naar de nieuwste norm. Ook voor de VCA-norm geldt dat er een continue verbetering aantoonbaar moet zijn. Mijn ervaring is over het algemeen toch wat anders. Met minimale inspanning wordt het VCA-handboek klaar gemaakt voor de 6.0 versie.

Januari 2019 was even spannend in de VCA-wereld. Spannend omdat er besloten is dat de VCA 2017/6.0 onder de IAF MD22 valt. Technisch verhaal. Veel onrust onder met name de certificerende instanties en auditoren. Auditprogramma’s moeten worden aangepast, bedrijfsartsen moeten tijdens de audit aanwezig zijn en bedrijven moeten de certificerende instantie op de hoogte brengen indien er een ernstig bedrijfsongeval heeft plaatsgevonden. Om maar enkele aspecten van de MD22 te benoemen.

Ook dit stof is gedaald. Wat overgebleven is voor de VCA 2017/6.0 is op het gebied van de MD22 is beperkt tot onder meer het melden van ernstige ongevallen. Vindt bij een VCA-gecertificeerd bedrijf een ernstig ongeval plaats, dan moet dit naast een melding aan de I-SZW dit ongeval ook gemeld worden aan de betreffende certificerende instantie die het VCA-certificaat heeft verstrekt.

Wat valt in mijn rol als auditor op:

VCA is nog steeds een praktisch instrument. Een goed hulpmiddel om de veiligheid op de werkvloer te borgen. Dat is altijd het uitgangspunt geweest. Met de introductie van de nieuwe norm is dat weer een beetje verder gegroeid.

Wat is anders?

RIE

De  nieuwe norm verlangt dat er een volwaardige Risico Inventarisatie & Evaluatie (RIE) aanwezig moet zijn. Dat is een wettelijke verplichting. Opgenomen in artikel 5 van de Arbowet. Met name een groot aantal adviseurs is hier nog niet helemaal van op de hoogte lijkt het wel. Nog steeds zie ik dat bedrijven alleen  de functie-RIE hebben. Dat was prima voor de oude norm.  Ook voor de nieuwe norm zeker goed bruikbaar.  Nieuwe norm is duidelijk. Er moet een complete VGM-RIE zijn. Deze moet getoetst zijn door minimaal één van de vier  gecertificeerde kerndeskundigen. En dat zijn: – A&O’er – arbeidshygiënist  -bedrijfsarts  of  hoger veiligheidskundige. Maakt het bedrijf gebruik van een relevante goedgekeurde branche specifieke-RIE, en zijn er niet meer dan 25 medewerkers actief  in de organisatie, hoeft deze niet getoetst te worden. In alle andere gevallen dus wel. Dit geeft soms discussie. Er wordt een branche-RIE gebruikt. Alleen de activiteiten zijn anders . De auditor kan dit niet accepteren. Ook maak ik regelmatig mee dat in de VCA-scope andere activiteiten benoemd worden dan in de betreffende branche-RIE genoemd worden. Vaak wordt gebruik gemaakt van een MKB-RIE. Deze is prima. Is ook erkend.  Alleen vaak onbruikbaar voor VCA-certificering.  De ABRIE-RIE kom ik ook regelmatig tegen. Helaas is deze niet erkend. En daardoor niet acceptabel. Ondanks het gebruik van een branche-RIE of een door een gecertificeerde kerndeskundige getoetste RIE, kan de auditor niet akkoord gaan met de aanwezige RIE.  De auditor kan de RIE niet accepteren als de in de scope genoemde activiteiten niet of niet voldoende zijn beschreven,  het hoofdstuk milieu  en gevaarlijke stoffen is niet aanwezig is. De functie-RIE kan dan een positieve aanvulling zijn. In dit geval levert dit een non-conformity op. Het bedrijf moet dan een RIE op stellen en laten toetsen door een kerndeskundige.

TRA (Taak Risico Analyse)

Vanaf de eerste versie is het VCA-certificaat bedoeld voor bedrijven die werkzaamheden uitvoeren met een verhoogd risico of in een risicovolle omgeving.

Op basis hiervan is het uitgangspunt dat het maken van een TRA een standaard hulpmiddel is. Elk project of werkzaamheden in een risicovolle omgeving start met een inventarisatie van de VGM-risico’s. Daarvoor is de Taak Risico Analyse (TRA) een geschikt instrument voor. De praktijk is anders.  De TRA’s die ik tegenkom tijdens audits zijn vaak notulen van toolbox-meetingen of algemene informatie.  De definitie van een TRA is gedevalueerd tot een statisch document. En dat is nu juist net niet de bedoeling. De TRA moet een dynamisch instrument zijn. Relevant voor dat specifieke project  en  toegespitst voor expliciet die omgeving. Waar de werkzaamheden worden uitgevoerd.  In de 6.0 versie is nu als minimale eis gesteld dat er een TRA moet zijn die niet ouder is dan 1 jaar. In mijn rol als auditor ervaar ik dat de statische TRA’s voorzien worden van een  recente datum. En dat is jammer. De TRA verdient meer aandacht. Bij IKEA verwoordt men dat zo goed  met ‘aandacht maakt alles mooier’ . Een VCA-variant zou kunnen zijn: ‘De TRA maakt alles veiliger’.  Bij het op de juiste wijze toepassen van de TRA wordt de betrokkenheid inzake veiligheid een stuk meer. Standaard werkzaamheden bestaan niet. De werkzaamheden die worden uitgevoerd kunnen dan identiek zijn. De omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden uitgevoerd, zijn dat in ieder geval niet altijd. Kans is aanwezig dat bijvoorbeeld de weersomstandigheden anders zijn, er andere disciplines bij betrokken zijn, er veel anderstaligen op de werkplek actief zijn e.d. Neem de tijd om over veiligheid na te denken. Het resultaat is dat er verrassend genoeg altijd aspecten de revue passeren die ook voor de meest doorgewinterde operationele medewerker stof tot nadenken oplevert. En ziehier de toegevoegde waarde van de TRA; namelijk (bijna-)ongevallen of VGM-incidenten zo veel als mogelijk voorkomen.

LMRA

De LMRA is een bewezen positief hulpmiddel om het veiligheidsbewustzijn op een hoger niveau te krijgen. De 6.0 norm vraagt een betere borging. Veel bedrijven hebben  de LMRA opgenomen in het formulier werkplekinspectie. Tijdens toolboxmeetingen keert dit onderwerp regelmatig terug. En dat is prima. Hoop dat bedrijven niet doorslaan door medewerkers dagelijks een LMRA-lijstje te laten ondertekenen. LMRA, moet net als de VCA-norm, vooral werkbaar blijven. Ook hier geldt dat de LMRA continu aandacht moet krijgen.

COMMUNICATIE

Communicatie. Het lijkt wel een toverwoord. Zonder communicatie is het zowel privé als op zakelijk gebied een stuk minder prettig. In de 6.0 is voor de VCA* gecertificeerde bedrijven de toolbox weer terug. De frequentie voor VCA* gecertificeerde bedrijven is eenmaal per kwartaal. Voor de tweesterren bedrijven is dat onveranderd tien maal per jaar.

Expliciet schrijf ik eenmaal per kwartaal. Waarom: ik heb bedrijven die de minimum-eis van vier per jaar als volgt hebben geïnterpreteerd: maandag-dinsdag-donderdag en vrijdag een toolbox georganiseerd. In één week, vier toolboxen. Er is voldaan aan de eis: 4 toolboxen per jaar.

Hoe het ook kan: na een werkplekinspectie wordt het resultaat in een toolbox besproken. De medewerker die de werkplekinspectie gaat uitvoeren bereidt een toolbox-onderwerp voor. Koppelt het onderwerp aan de werkplekinspectie. In de vorm van een toolbox-meeting  wordt deze terplekke doorgenomen. Praktische oplossing en erg effectief.

Naast de toolboxen, besteedt de VCA 6.0 aandacht aan anderstaligen. Veel gehoord onderwerp op onder meer bouwplaatsen. Niet kunnen communiceren kan vertrekkende gevolgen hebben. Door miscommunicatie bestaat zelfs de kans dat het fout gaat. Zo fout dat er ongevallen kunnen gebeuren. Wordt er met anderstaligen gewerkt, ga er dan goed over nadenken. Stel een TRA op. Op basis van de uitkomst kan in het geval van werken met anderstaligen een besluit genomen worden om een communicatieplan op te stellen. Communicatieplan klinkt ingewikkeld. Dat hoeft het niet te zijn. Het elkaar durven aan te spreken op onveilige handelingen is een goede stap tot een betere communicatie. Geldt dit alleen voor het werken met anderstaligen? Hoeft niet. Duidelijke instructies, bijvoorbeeld door het toepassen van pictogrammen, foto’s, tekeningen e.d. helpen iedereen om iedere avond veilig en ongeschonden thuis te komen.

GEDRAGVERBETERINGSPROGRAMMA

In de oude norm was het voor VCA** sterren bedrijven een keuze-vraag. Een groot aantal bedrijven sloegen dat over. In de 6.0 norm is dat anders. Er is geen keuze meer. Het is een must-vraag geworden. Bedrijven hebben daar moeite mee. Enerzijds snap ik dat. Aan de andere kant, is het bekend dat veel ongelukken worden veroorzaakt door menselijk falen. Er wordt vaak gedacht dat gebeurd bij ons niet. Wij werken al jarenlang zonder ongevallen, dus wij weten het wel.

Investeren in VGM-bewustzijn is geen onnodige bezigheid. Het aantal ongevallen neemt de laatste periode toe. En juist aandacht schenken aan dit onderwerp kan voorkomen dat medewerkers uitsluitend op de zogenoemde automatische piloot hun werkzaamheden gaan uitvoeren. Een programma om dit te voorkomen is een eerste vereiste. Daarnaast moet dit programma ook aantoonbaar in werking zijn. Mijn ervaring is dat het soms heel voorzichtig bij een concept-programma blijft. Tot nu toe ben ik nog weinig aangenaam verrast door een praktisch opgezet gedragsbewustwordingprogramma. Vaak zie ik een variant van een toolbox-meeting. Of een postercampagne. Maar daar houdt het meestal mee op. En dat is niet de bedoeling van deze VCA-vraag.

WERKPLEKINSPECTIES

Op dit gebied zijn er enkele sprongen voorwaarts gezet. Iedereen mag werkplekinspecties uitvoeren. Wat goed. Iedereen kijkt vanuit een ander perspectief. En juist dat kan een frisse blik opleveren. Wat verder aangepast is, dat de (operationele) directie minimaal eenmaal per kwartaal een werkplekinspectie moet uitvoeren. Dat verstevigt de betrokkenheid van de directie. Het meest opvallende is dat er nu positieve ervaringen beschreven moeten worden. Uitsluitend tijdens werkplekinspecties vastleggen dat er iets niet in orde was, werkt niet. Juist vermelden dat er veel goed gaat kan een positieve wending geven aan het veiligheidsbewustzijn. Tot zover de theorie. De praktijk is weerbarstiger. In de nieuwe norm  wordt er van de auditor meer locatiebezoeken verlangt. En dat is een goede ontwikkeling. Wat ik tijdens de ‘papieren-audit’  tegenkom zijn de onveranderde werkplekinspectie-formulieren. En vaak  standaard ingevuld. Met standaard ingevuld bedoel ik dat de kruisjes of vinkjes vaak in het zelfde hokje ‘in orde’ staan. Frappant is als tijdens een locatiebezoek blijkt dat er vaak onderwerpen niet in het hokje ‘in orde’ thuis horen. Daar zitten echt verbetermogelijkheden. Soms zelfs onveilige situaties. Wat verder opvalt is dat ik vaak verschillen zie tussen de projectlocaties. En met de verschillen doel ik op het gebied van  VGM. Dit zijn mogelijkheden om tijdens toolbox-meetingen te bespreken, Het is input voor een gedragsverbeteringsprogramma.

Hoewel niet veranderd in de nieuwe norm, schrijf ik het nog maar eens. Veel bedrijven denken dat het uitvoeren van een werkplekinspectie volstaat met één keer per maand. Dat is een misvatting. Werkplekinspecties moeten eenmaal per maand per project worden uitgevoerd. Dat geeft andere aantallen.  Wat mij verder opvalt is dat in procedures rondom de uitvoering van werkplekinspecties zelden een afwijkende frequentie beschreven wordt. In de voetnoot van de VCA-checklijst staat dat bij werkzaamheden van korte duur een specifiek programma kan worden toegepast.   

CONCLUSIE

Kortom, er is werk aan de winkel. De VCA 2017/6.0 norm geeft goede handvatten om het allemaal een stukje veiliger te maken. Het is teleurstellend dat er bedrijven zijn die het VCA-certificaat  alleen zien als sleutel tot werk. Deze bedrijven zoeken de randen op om met een minimale inspanning te voldoen aan de minimumeisen van de norm.

Werken conform de VCA 2017/6.0 biedt veel mogelijkheden om te zorgen dat medewerkers (nog) meer pret in het werk krijgen. Aandacht schenken  aan vakmanschap en hoe er veilig(er) en slimmer gewerkt kan worden heeft een positief effect. En dan ben ik weer terug op de doelstelling van het VCA-systeem: IF=0.