16 februari 2015 – Sinds dit jaar is het mogelijk om arbovoorzieningen op de werkplek onbelast te vergoeden. De werknemer wordt er dan zelf eigenaar van. Vóór 1 januari 2015 waren arbovoorzieningen alleen onbelast als de werkgever deze ter beschikking stelde. Nu kan de werknemer het gewoon zelf aanschaffen en declareren.
Sinds 1 januari 2015 moet elke werkgever de werkkostenregeling toepassen voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Tot en met vorig jaar betekende dit dat uw organisatie wel arbovoorzieningen aan werknemers ter beschikking mocht stellen, maar de werknemer mocht er geen eigenaar van worden. Bij vergoedingen of vertrekkingen is dat wel het geval. Daarnaast moest de arbovoorziening per se op de werkplek worden gebruikt. Per 1 januari 2015 maakt het voor arbovoorzieningen niet meer uit of de werkgever deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt.
Arbovoorzieningen alleen gerichte vrijstelling onder bepaalde voorwaarden
Dat het nu mogelijk is om arbovoorzieningen te vergoeden of te verstrekken, is omdat per 1 januari 2015 er een gerichte vrijstelling geldt voor arbovoorzieningen. Dat betekent dat de werkgever arbovoorzieningen onbelast aan de werknemer kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Ook arbovoorzieningen buiten de werkplek (zoals een medische keuring) mogen belastingvrij. De arbovoorzieningen moet wel aan een paar voorwaarden voldoen:
- Ze moeten samenhangen met de verplichtingen van uw organisatie op grond van de Arbowet.
- De werknemer moet ze (gedeeltelijk) gebruiken.
- De werknemer hoeft er geen eigen bijdrage voor te betalen.
Arbovoorziening die niet aan de voorwaarden voldoet kost uw organisatie geld
Voldoet de arbovoorziening niet aan deze drie eisen, dan moet de werkgever de kosten ervan als belast loon van de werknemer behandelen of onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In het laatste geval betaalt uw organisatie er alleen 80% eindheffing over voor zover na afloop van het jaar de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom wordt overschreden.