Bron:salarisnet.nl

Werkgevers hebben als één van de weinige partijen in Nederland en Europa toestemming én de verplichting om niet alleen om het identiteitsbewijs te vragen, maar ook om een kopie te maken en bewaren. Deze kopie moeten zij bewaren bij de loonadministratie. Deze kopie wordt ten minste 5 jaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Bij een controle kan om deze kopie gevraagd worden. Bij buitenlandse werknemers is een kopie van de werk- en verblijfsvergunning nodig.

Werkgevers moeten namelijk vaststellen of de persoon die voor hun staat ook is wie hij zegt te zijn. Zij hebben dus een identificatieplicht. Deze bestaat uit 3 onderdelen:

• een verificatieplicht, het identiteitsbewijs van werknemers moet bij indiensttreding worden gecontroleerd controleren op echtheidskenmerken en geldigheid;
• een bewaarplicht, er moet een kopie worden gemaakt van alle werknemers die in dienst komen;
• een zorgplicht, dat betekent dat de werknemers bij controle in de gelegenheid moet worden gesteld aan hun identificatieplicht te voldoen. Uw werknemers moeten ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Hier moet u uw werknemers op wijzen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

De kopie

Werkgevers maken een kopie van het originele document. Werkgevers mogen een kopie niet accepteren. Zij kopiëren zelf het harde voor en achterblad van een paspoort, van de voor- en achterkant van een id-bewijs en van het gehele vreemdelingendocument. Een rijbewijs of brief van de Belastingdienst waar het BSN op staat is niet voldoende. Op de kopie moeten een aantal zaken duidelijk te lezen en te zien zijn:

• het documentnummer;
• de pasfoto;
• het burgerservicenummer (BSN).

Deze kopie moet worden bewaard in de administratie. Bij controle, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW of de belastingdienst, moet u de kopie kunnen overleggen. Ook als de werknemer uit dienst gaat, moet u moet de kopie bewaren in verband met de fiscale bewaarplicht. U moet de kopie tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan bewaren.

Een identiteitsbewijs controleren

Uiterlijk op de eerste dag van het dienstverband moet de nieuwe nieuwe werknemer een geldig identiteitsbewijs tonen. Doet hij dat niet mag de werknemer niet aan de slag. De werknemer moet het originele document tonen. De werkgever moet meer doen dan alleen een kopie maken. Zij moeten ook vaststellen of het document overeenkomst met de persoon die zij voor zich hebben. Werkgevers kijken daarbij naar:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor ze staat?
• persoonskenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
• nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Meer informatie over het controleren van de identiteit van een werknemer en de bewaarplicht van een identiteitsbewijs vindt u op rijksoverheid.nl.

BSN

Het BSN maakt onderdeel uit van het identiteitsbewijs en wordt vermeld in de aangiften loonheffingen. Bij een controle moet nagegaan kunnen worden of het opgenomen BSN hoort bij de betreffende werknemer. Het is sinds 1 januari 2020 niet meer de bedoeling dat u het BSN ook op de loonstrook vermeldt.

Kopie identiteitsbewijs en de AVG

Ook nu de AVG van kracht is, is de werkgever verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs te maken en bewaren. Het verzamelen en verder gebruiken (‘verwerken’) van persoonsgegevens  voor identificatie is aan regels gebonden. De wettelijke regels staan uitgewerkt in de Richtsnoeren identificatie en verificatie van persoonsgegevens (kopie identiteitsbewijs). De Europese lidstaten mogen onder de AVG zelf voorwaarden stellen aan het verwerken van een nationaal identificatienummer, zoals het BSN. Welke voorwaarden Nederland stelt, is in de Uitvoeringswet AVG geregeld. Het BSN wordt zowel in de AVG als in de Uitvoeringswet AVG (UAVG) niet aangemerkt als bijzonder persoonsgegeven.

Wat te doen als (de kopie van) het identiteitsbewijs verloopt?

Verloopt het identiteitsbewijs van een werknemer terwijl diegene bij u in dienst is? Dan hoeft u de werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.

Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet u wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.

Vrijwilligers

De Belastingdienst kan organisaties vragen aan wie en wanneer zij een vrijwilligersvergoeding hebben uitbetaald. Daarom mag de organisatie waarvoor de persoon vrijwilligerswerk doet om het identiteitsbewijs, zoals het paspoort of de identiteitskaart, vragen en hiervan de gegevens overnemen. Maar, de organisatie waar de vrijwilliger werkt mag geen kopie maken van het identiteitsbewijs. Een werkgever is op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer in de loonadministratie te bewaren. Maar omdat de vrijwilliger geen loonheffingen afstaat, geldt dat in dit geval niet.

Let op: de vrijwilliger moet op het werk altijd zijn identiteitsbewijs kunnen laten zien aan de opsporingsambtenaren van de Inspectie SZW.

Aannemer/inlener

De inlener of aannemer mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Of van een werknemer die door een onderaannemer is ingezet.

Om de identiteit te kunnen aantonen, moet de inlener of aannemer het originele identiteitsbewijs controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen). En vervolgens in zijn administratie onder meer de volgende gegevens van de ingeleende werknemer vastleggen:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• specificatie van de gewerkte uren;
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

De inlener of aannemer controleert het originele identiteitsbewijs en neemt de gegevens over op het moment dat de ingeleende werknemer de (aanneem)overeenkomst gaat uitvoeren.

Uitzendkracht inhuren

Huurt u een uitzendkracht in? Dan moet u ook zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij bij u aan de slag gaat. U mag geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie opslaan aangezien u niet de werkgever bent van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet u dat wel voor de duur van 5 jaar. U moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.

Uitzendbureau’s

De uitlener of onderaannemer mag het BSN van de werknemer verstrekken om de inlener of aannemer een beroep te kunnen laten doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid. Dit is sinds 1 januari 2017 geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.

Let op: de werkgever mag geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de werknemer verstrekken. Tenzij het gaat om een ingeleende werknemer van buiten de EER. Dan is de werkgever wél verplicht een kopie van het geldige identiteitsbewijs te verstrekken.

Geen kopie zzp’er

Tot 1 mei 2016 moest de opdrachtnemer een kopie of scan van zijn identiteitsbewijs afstaan aan de opdrachtgever als hij een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) is dat nu niet meer verplicht. Naar verwachting zal dit niet veranderen met de vervanger van de Wet DBA.

De opdrachtgever mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs vragen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.

Opdrachtgevers mogen geen kopie meer maken van een identiteitsbewijs van een opdrachtnemer (zzp’er). Met de inwerkingtreding van de Wet DBA is de wettelijke grondslag voor opdrachtgevers tot het kopiëren van een identiteitsbewijs van een zzp’er geschrapt.